Las claves para ser más productivo

diciembre 11, 2022

Definitivamente la productividad no tiene que ver con hacer más, sino con ser eficaz a la hora de sentarse a trabajar o de realizar una actividad en particular. No obstante, los distractores aparecen. Revertir este efecto sí es posible.

Por alguna razón, cada vez los días parecen más cortos, los meses pasan volando y todo parece ir más de prisa. En algún punto todos hemos sentido que el tiempo ya no alcanza para hacer esas actividades o tareas que teníamos programadas. Sin embargo, saber gestionar el tiempo no es más que cuestión de método y, claramente, es algo que se puede aprender cuando, sin duda, se carece de esa habilidad.

Y no. No se trata de ser una persona multitarea que hace diez cosas a la vez, tampoco de efectuar esas tareas o actividades en tiempo récord, sino de tener en cuenta tres puntos esenciales: organización, priorización y ejecución.

Parece sencillo, pero lo cierto es que a muchos profesionales les cuesta encontrar un método que les permita alcanzar su máxima productividad y sacar adelante sus proyectos, pues por lo general esto les termina tomando mucho más tiempo del planeado, lo que repercute en otros aspectos de su vida profesional y personal.

Procrastinación: la gran acusada

¿Le ha pasado que tiene una tarea importante, pero que no llama mucho su atención y entonces cuando encuentra el momento para llevarla a cabo decide hacer otras cosas y lentamente la va dejando para última hora? Esta es la famosa procrastinación, quizá una de las principales causantes de la baja de productividad en la gente.

Y es que posponer tareas, con frecuencia, tiene que ver con una iniciativa de la persona que decide que puede hacer en otro momento ese pendiente que le martilla la cabeza. Incluso, la procrastinación también se vincula con factores de la vida personal como, por ejemplo, retrasar el momento de realizar algún estudio, de buscar un nuevo trabajo, de empezar a hacer ejercicio, de mudarse de un lugar o de tener hijos, si así lo desea.

“La procrastinación siempre está asociada con algo malo, pero no siempre es así, al final nos puede dar unos indicadores muy interesantes. Por ejemplo, puede decir si la persona está bien consigo misma, si le gusta su trabajo o no, si le gustan sus compañeros de trabajo o no, o a lo mejor le faltan conocimientos para hacer bien su labor. Si no se tiene algo de esto es fácil que la persona procrastine”, comenta Miguel Nadal, CEO de la empresa española Emorganizer y experto en Neuroproductividad para empresas.

Aplazar y dejar para más tarde, para mañana o para empezar el próximo lunes, puede tener varias causas, más allá de la ‘pereza’ que le produce a la persona hacer esa tarea. De acuerdo con Nadal entre estas causas se encuentran:

1. Salud mental. Cuando la persona no se siente bien o tiene problemas esmás fácil que posponga cosas, por tener otros asuntos en su cabeza.

2. Miedo. Puede haber temor a muchas cosas como a no desarrollar bien su trabajo o a no saber qué es lo que está haciendo.

3. Mala planificación. No hay una claridad de las cosas, por lo tanto, no hay metas ni objetivos.

4. Falta de autocontrol. La persona no es capaz de controlar sus propias emociones y a la primera posibilidad de cambio puede colapsar.

No deje para después

Un estudio llevado a cabo por la Universidad de Calgary, en Canadá, reveló que cerca del 95% de la población tiende a aplazar algunas tareas o actividades, lo que impacta directamente en su productividad. Esto se traduce en falta de compromiso, mala gestión del tiempo y retrasos que tan solo pueden evitarse.

Por eso, el querer mejorar esa organización del tiempo y tener así un impacto positivo en la productividad, es posible siguiendo estos consejos:

1. Pregúntese para qué o por qué quiere ser productivo. Puede mencionar que quiere pasar más tiempo con sus hijos o busca tener más espacio para otras actividades. Siempre debe haber un beneficio.

2. Mida el tiempo actual que le lleva hacer sus tareas profesionales. Esto le sirve para tener un panorama y ser consciente de cómo está manejando su día a día.

3. Elija un área específica en la que necesite o quiera ser más productivo, tal como sacar adelante un proyecto puntual, responder todos los correos que tiene aplazados o gestionar algún proceso administrativo.

4. Planifique su día. Tómese un momento para organizar esas actividades que tiene atrasadas. Anótelas y asígneles un tiempo en particular. Tal vez no lo cumpla al pie de la letra, pero planificarlo hará que su perspectiva del tiempo sea mucho más eficaz.

5. Enfóquese en una sola tarea a la vez. Si le llegó un correo o un mensaje mientras hace esa actividad, contéstelo luego o revise sus redes sociales en otro momento. La clave está en focalizarse y no interrumpir esa tarea a la que ha decidido dedicarse.

6. Establezca momentos de descanso mientras trabaja. Esto le ayuda a despejarse y a eliminar bloqueos mentales. Esos minutos son valiosos.

7. La meditación es una gran aliada de la productividad. Conviértala en un hábito haciendo sesiones por pocos minutos cada día. Esto ayuda a liberar estrés y a aumentar la concentración.

8. Sepa decir ‘no’ cuando es necesario. Decir sí a todo puede reducir la productividad, ya que está dejando atrás tareas que son, en efecto, trascendentales por dedicarles un momento a otras que no lo son o pueden esperar.

9. Trabaje priorizando siempre. Hay cosas que, por supuesto, pueden esperar y otras, no. Asígneles escalas de importancia y, así mismo, vaya desarrollándolas.

La buena gestión del tiempo es contagiosa

Lograr un adecuado manejo del tiempo para ser más productivo también es posible para sus equipos de trabajo, esto significa animar a otros a ser más productivos. Estos consejos son determinantes para hacer que esta sea una práctica contagiosa:

• Establezca con sus coequiperos o empleados flujos de trabajo y organización de tiempos en donde se tengan en cuenta cinco puntos sustanciales: recoger, organizar, procesar, revisar y hacer.

• La motivación es básica. Se ha demostrado que aquellos colaboradores o colegas que se sienten cómodos y felices en su trabajo son más productivos, pues su nivel de afinidad y compromiso es mayor.

• El trabajo en equipo es fundamental para un adecuado manejo del tiempo. De acuerdo con datos de la Universidad Icesi, el trabajo en equipo aumenta en un 40% la productividad.

• Citar reuniones para lo que en realidad es crucial, pues con seguridad varios asuntos pueden resolverse con una llamada o con un correo electrónico. Piense que gran parte del tiempo destinado a reuniones no indispensables, son minutos desperdiciados.

• Permita que haya una metodología común de trabajo en la que todo el equipo se mueva a un mismo ritmo, con objetivos y metas establecidas.

El espacio de trabajo

El lugar en el que se trabaja es también primordial cuando de productividad se trata, y ya sea en la casa, en una oficina o consultorio, este debe estar adecuado para que sea el lugar ideal para que usted pueda llevar a cabo todas sus tareas profesionales.

“El espacio en el cual se trabaja, además de que lo ideal es que sea siempre el mismo, tiene que ser un sitio que para la persona resulte familiar, que le sea útil y cómodo. Otra premisa es que, entre menos objetos, menos distracciones, además porque de manera inconsciente cada objeto le puede ir ‘conversando y hablando’”,acota Nadal.

Estas recomendaciones también aplican al mundo digital. Así, el consejo es que mantenga en orden sus archivos y carpetas en su computador y, de igual manera, pocos elementos en su escritorio, dado que esto es una distracción visual que sin lugar a dudas puede retrasarlo en sus tareas o llevarlo a hacer una actividad diferente a la que trata de hacer. Igualmente, trate de tener abiertos los programas y ventanas necesarios a la hora de trabajar y, en lo posible, su bandeja de correo electrónico limpia y organizada.